Guía para organizar reuniones de éxito: Impresiona a tu cliente

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Si estás buscando la mejor manera de organizar reuniones con los clientes, estás en el lugar correcto. Para la mayoría de las empresas, tener un tiempo frente a frente con los clientes es una de las cosas más valiosas que pueden hacer. No hay nada mejor para construir relaciones sólidas y asegurarse de que el cliente tenga éxito.

Por supuesto, la mayoría de las reuniones con los clientes se planifican con un propósito en mente, como la capacitación de productos, la discusión de servicios o una revisión comercial trimestral. Pero, cada sesión también es una oportunidad para generar confianza, ganar seguidores y encontrar formas de hacer crecer tu base de clientes.

La clave para una reunión exitosa con los clientes es organizar reuniones de manera efectiva. Quieres convertir tus reuniones con los clientes en algo más que tácticas (por ejemplo, “Registrarse con el cliente en este proyecto”) y convertirlas en algo estratégico (por ejemplo, “Controlar este proyecto y asegurarse de que el cliente tenga éxito a largo plazo”).

Para lograr todo eso, necesitas expandir tu forma de pensar sobre cómo organizar reuniones con los clientes en general. A continuación, te comparto algunas formas en las que puedes mejorar tu enfoque. ¡Vamos!

Antes de organizar tu reunion recuerda..

¡Ay, cuántas veces nos hemos topado con la situación en la que la reunión con el cliente se convierte en un monólogo sobre nuestro negocio! Eso es un error básico y es hora de corregirlo. En las reuniones, el cliente es el héroe y nosotros somos simples actores secundarios.

Olvida la frase “Nos gustaría mostrarte esta nueva función que creamos”. En su lugar, trata de decir algo así como “¡Tenemos una sorpresa para ti! Hemos lanzado una nueva función que va a hacer que tu flujo de trabajo sea mucho más fácil.

¿Te gustaría echarle un vistazo y darnos tu opinión?”. Con esta pequeña pero poderosa modificación, estás haciendo hincapié en cómo tu cliente se verá afectado y, al mismo tiempo, le estás pidiendo su participación activa en la reunión.

Además, no te olvides de crear una agenda antes de organizar cualquier reunión. La agenda es tu aliada y te ayudará a mantener el rumbo y la conversación enfocada.

Recuerda, la clave para una reunión exitosa es organizar reuniones en las que el cliente sienta que su tiempo y su voz son valiosos. ¡Así que a por ello!

9 Prácticas que debes tener en cuenta al organizar reuniones

Vamos a hacer una reunión increíble, ¿verdad? Empecemos por el principio: ¡una buena agenda! Tu agenda es tu guía, tu mapa para llegar a tu destino. Antes de crear tu agenda, pregúntate esto: “¿Por qué el cliente quiere reunirse conmigo?”.

Seguro, tienes tus objetivos: ayudar a tus clientes a prosperar, fortalecer tus relaciones, detectar los riesgos de abandono y encontrar oportunidades de crecimiento. Pero lo más importante es saber qué esperan ellos lograr con la reunión.

Aquí te comparto algunos consejos para que planifiques una reunión con el cliente como un pro:

1. Céntrate en el objetivo del cliente.

Primero, déjame decirte que lo más importante es tener un objetivo claro. Piensa en él y hazlo el centro de tu agenda. Y aquí viene el truco: ¡mantén tu agenda corta y dulce! Empieza con temas grandes y general, y luego ve profundizando. ¡Eso es todo! ¿Listos para organizar una reunión épica?.

Cómo organizar reuniones con mi cliente de forma estratégica?

2. No sobrecargues tu reunión.

Si quieres sacar el mayor provecho de tus reuniones con los clientes, es importante organizar tu tiempo de manera efectiva. Planea de tal manera que termines antes, incluso si eso significa hacer menos. Y si tienes que cubrir más temas de los que tienes tiempo, envía instrucciones antes de la reunión para acelerar el proceso.

Puedes decir algo así como “Echa un vistazo al informe adjunto antes de la reunión y ven preparado para preguntas, solo tenemos unos 15 minutos”. ¡Así podrás aprovechar al máximo el tiempo con tus clientes!

3. Comparte la agenda de tu reunión al menos con un día de anticipación.

¿Sabes qué es lo mejor? Comparte un boceto de la agenda antes de la reunión. Si es posible, haz que tus clientes también participen en la planificación.

Pregúntales qué quieren abordar y asegúrate de incluirlo en la agenda. ¡Así, cuando llegue el día de la reunión, estarás listo para tener una gran reunion!

4. Evita retrasos evitables.

¿Quieres asegurarte de tener reuniones sin problemas?

Prueba tu plataforma para hacer las reuniones antes de tiempo. Si tu video conferencia requiere una instalación, hazlo saber en la invitación de la reunión. Conecta tu ordenador a un proyector y asegúrate de que funcione.

Haz lo que sea necesario para evitar retrasos y problemas en la reunión. ¡Así podrás dedicar todo el tiempo a trabajar y organizar reuniones sin interrupciones!

5. Marca el ritmo de la conversación.

Para mantenerlos activos, ¡pregúntales cosas! Interacción constante es clave. Si te pasas hablando más de un minuto, puede que tu cliente se aburra y se desconecte.

¡Mantenlos interesados y participativos!

Conoce estas 9 practicas de organizar reuniones con tus clientes y déjales impresionados

6. Involucra a todos los participantes.

Asegúrate de presentarte a todos en la reunión, no solo al gerente más senior! Haz contacto visual con una persona cuando hables, y luego dirígete a otra cuando hagas el siguiente punto. Incluso si es una reunión virtual, haz lo mismo y dirígete a la gente por su nombre.

Haz que todos se sientan incluidos y valorados.

7. Marca los puntos de la agenda si es necesario.

Escuchar es la clave en una reunión. Si tu cliente está hablando, déjate llevar y prestarle atención.

Escuchar bien es la mejor manera de establecer una buena relación con ellos y te puede proporcionar información crítica para tener éxito en tu negocio. Si escuchar significa que no puedes cubrir todo en la agenda, no te preocupes. Simplemente sigue con ellos por correo o programa otra reunión.

8. Cierra confirmando los siguientes pasos.

¡Recapitulando!

Al final de cualquier reunión, es importante resumir lo que se ha hablado, repartir las tareas y poner fechas límite si es necesario. Esto demuestra que le importa el resultado de la reunión y estás listo para mantener el control en el futuro. ¡Así que, vamos a hacerlo bien!

9. Entusiasmate con tu cliente

¡Muéstrale a tu cliente tu emoción por el futuro juntos! Haz que se sientan entusiasmados de reunirse contigo otra vez. Pero antes de esa siguiente cita, asegúrate de hacer un seguimiento después de la reunión previa.

¿Necesitas un poco de ayuda para hacer un buen seguimiento? Aquí te doy algunos tips para que sepas cómo hacerlo.

Acciones de seguimiento de la reunión con el cliente

Mira, si acabas de tener una reunión con un cliente y quieres mantener el buen rollo, entonces es importante organizar las reuniones bien. Aquí hay algunos tips para hacer un buen seguimiento después de una reunión con un cliente.

Primero, envía un resumen de la reunión con los puntos clave y las decisiones tomadas. Asegúrate de incluir los próximos pasos y quiénes son los responsables de cada uno. Si es posible, establece una fecha límite para cada tarea.

También puedes adjuntar cualquier documento o página web que se mencionaron durante la reunión. Esto ayudará a mantener todo organizado y hará que sea más fácil para todos mantenerse en el mismo camino.

Además, no te olvides de mencionar el éxito de la última reunión y el impacto positivo que tuvo en vuestra relación general. Eso demuestra a tu cliente que cuando te reúnes con ellos, las cosas realmente avanzan.

Organizar reuniones - mejores practicas para tenerlo todo planeado

Y, por último, usa estas notas para generar entusiasmo para la próxima reunión. Verifica el estado de los desafíos y asegúrate de revisar todos los elementos de acción que surgieron de la última reunión, siempre y cuando sigan siendo relevantes.

Con estos tips, estarás listo para planificar, organizar y hacer un buen seguimiento a tus próximas reuniones con clientes. ¡A por ellos!